Optimierung der Lagerbewirtschaftung
Proposal für ein datenbasiertes Replenishment-Konzept
Im Zuge der Deregulierung des Apothekenmarktes wurde für eine grosse skandinavische Apothekenkette ein datenbasiertes Konzept zur Optimierung der Lagerbewirtschaftung entwickelt. Der zunehmende Wettbewerbsdruck durch private Anbieter führte zu sinkenden Margen und machte eine grundlegende Neugestaltung der Warendisposition erforderlich.
Ziel des Projekts war es, ein belastbares Replenishment-Konzept auf datenbasierter Grundlage zu entwerfen, das Bestände reduziert und gleichzeitig eine hohe Lieferfähigkeit gegenüber Endkundinnen und Endkunden sicherstellt. Auf Basis realer Nachfrage- und Bestandsdaten wurden bestehende Dispositionspraktiken analysiert, alternative Ansätze entwickelt und simulationsbasiert validiert.
Ausgangslage
Die Ausgangslage des Projekts war die Liberalisierung des Apothekenmarktes in Schweden, durch welche das staatliche Apothekenmonopol aufgehoben und der Markteintritt privater Anbieter ermöglicht wurde. Dadurch traten neue Wettbewerber in den Markt ein, was zu erhöhtem Preisdruck und sinkenden Margen für etablierte Anbieter führte. Vor diesem Hintergrund wurde die Optimierung interner Kostenstrukturen zu einem zentralen Handlungsfeld, insbesondere in der Warendisposition.
Im Fokus stand die Lagerbewirtschaftung, da sie sowohl einen wesentlichen Einfluss auf die Kapitalbindung als auch auf die Lieferfähigkeit gegenüber Endkundinnen und Endkunden hat. Als Datengrundlage standen reale historische Bestands- und Nachfragedaten aus einer grossen skandinavischen Apothekenkette zur Verfügung, welche eine quantitative Analyse bestehender Dispositionspraktiken ermöglichten.
Das Projekt wurde im Rahmen eines universitären Consulting-Rollenspiels durchgeführt. Die zugrunde liegende Problemstellung, die Datenbasis sowie der Aufbau eines Request for Proposal orientierten sich dabei an einem realen Projekt aus dem Handels- und Distributionsumfeld. Ziel war es, unter diesen Rahmenbedingungen ein fundiertes Proposal für ein datenbasiertes Replenishment-Konzept zu entwickeln und dessen Wirkung quantitativ zu untersuchen.
Vorgehen und Methoden
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Das Projekt wurde im Rahmen eines universitären Consulting-Rollenspiels initiiert, das ein realitätsnahes Ausschreibungs- und Wettbewerbsumfeld abbildete. Die Studierenden traten dabei in Gruppen als unabhängige Beratungsunternehmen auf, welche im Rahmen eines strukturierten RFP um einen Projektauftrag konkurrierten.
Zu Beginn wurde die Ausgangslage durch den Auftraggeber vorgestellt, inklusive zentraler Zielgrössen wie gewünschtem Servicegrad, wahrgenommenen Kostentreibern und bestehenden Dispositionspraktiken. Ergänzend bestand die Möglichkeit, in einer strukturierten Fragerunde operative, organisatorische und wirtschaftliche Rahmenbedingungen zu klären, etwa zu Nachfrageverhalten, Filialstruktur, Personalkosten oder bestehenden Bestellprozessen.
Diese Phase diente primär der präzisen Problemabgrenzung, der Klärung von Annahmen sowie der Festlegung des Projektfokus und bildete die methodische Grundlage für die anschliessende Ausarbeitung eines belastbaren Lösungsvorschlags.
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Aufbauend auf den Erkenntnissen aus der RFP-Phase wurde ein datenbasiertes Replenishment-Konzept entwickelt und in Form eines strukturierten Proposals ausgearbeitet. Zunächst wurden relevante Literaturansätze zur Lagerbewirtschaftung, Bestellpolitik und Servicegradsteuerung analysiert und auf ihre Anwendbarkeit im gegebenen Kontext geprüft.
Darauf aufbauend wurde ein eigenes Replenishment-Konzept entworfen, das auf der datenbasierten Festlegung von Bestellpunkten und Bestellmengen basiert und eine automatisierte tägliche Bestellempfehlung pro Filiale vorsieht. Ziel war es, die bestehende manuelle Disposition zu ersetzen, den Personalaufwand zu reduzieren und gleichzeitig den Zielkonflikt zwischen Lagerbestand und Lieferfähigkeit systematisch zu adressieren.
Das Proposal umfasste neben dem konzeptionellen Ansatz auch eine quantitative Abschätzung der erwarteten Effekte, eine strukturierte Darstellung der operativen Umsetzung sowie eine wirtschaftliche Bewertung. Damit stellte es eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Auswahl und Weiterverfolgung des Konzepts dar.
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Nach Einreichung des Proposals wurde das entwickelte Replenishment-Konzept in einem Proof of Concept simulationsbasiert validiert. Ziel dieser Phase war es, die Wirksamkeit des Konzepts quantitativ zu überprüfen und mit der historischen Dispositionspraxis zu vergleichen.
Hierzu wurde in Python eine Simulationsumgebung implementiert, welche die reale Vergangenheit anhand historischer Nachfrage- und Bestandsdaten reproduzierte. Das entwickelte Replenishment-Konzept und die historische Dispositionslogik wurden dabei identischen Nachfrageverläufen ausgesetzt, wodurch ein konsistenter A-B-Vergleich ermöglicht wurde.
Die Simulation erlaubte eine systematische Analyse zentraler Leistungskennzahlen wie Servicegrad, Lagerbestand und Bestellverhalten. Die Ergebnisse des PoC bildeten die Grundlage für die Bewertung des Konzepts und wurden abschliessend im Rahmen des Rollenspiels präsentiert und diskutiert.
Lösungskonzept
Das Lösungskonzept beschreibt ein Replenishment-System als SaaS-Lösung zur Unterstützung der Warendisposition. Ziel war es, ein standardisiertes und skalierbares Konzept zu entwickeln, das sich in bestehende Bestellprozesse integrieren lässt und automatisierte Bestellempfehlungen ermöglicht. Die datenbasierte Ermittlung von Bestellpunkten und Bestellmengen bildet die Grundlage für eine Optimierung von Bestandsniveau und Lieferfähigkeit.
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Das Replenishment-Konzept basiert auf einer ABC-Kategorisierung des Artikelsortiments. Für die unterschiedlichen Artikelsegmente werden gezielt passende Bestellstrategien eingesetzt, um Bestände zu reduzieren und gleichzeitig eine hohe Lieferfähigkeit sicherzustellen.
Da jede Filiale über ein eigenes Lager verfügt, erfolgt die Disposition filialindividuell. Die zugrunde liegende Logik ist für alle Filialen identisch, während standortspezifische Parameter wie Nachfrageprofile oder Lieferkosten variieren.
Durch diese Trennung von Logik und Parametern lässt sich das Konzept konsistent über ein grosses Filialnetz hinweg skalieren, ohne filialspezifische Sonderlösungen zu benötigen.
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Die Einführung des Replenishment-Konzepts war als schrittweiser Prozess konzipiert, um Risiken zu minimieren und die Wirkung kontrolliert zu überprüfen. Den Einstieg bildete eine Proof-of-Concept-Phase, in der das Konzept simulationsbasiert anhand historischer Daten validiert wurde.
Darauf aufbauend war eine Pilotphase in ausgewählten Filialen vorgesehen, um die praktische Umsetzbarkeit zu prüfen und operative Anpassungen vorzunehmen. Nach erfolgreicher Pilotierung sollte das Konzept schrittweise auf das gesamte Filialnetz ausgerollt werden.
Dank der standardisierten Dispositionslogik und der parametrisierten Ausgestaltung je Filiale ist der Roll-out skalierbar und mit überschaubarem organisatorischem Aufwand umsetzbar.
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Das Preis- und Erlösmodell folgte einem wertbasierten Ansatz. Massgeblich war nicht der Implementierungsaufwand, sondern der betriebswirtschaftliche Nutzen durch reduzierte Bestände, geringere Prozesskosten und verbesserte Lieferfähigkeit.
Die initiale Projektleistung wurde so ausgelegt, dass sich die Investition innerhalb eines Jahres amortisiert. Die anschliessende Betreuung und Weiterentwicklung des Replenishment-Services wurde über laufende Lizenz- und Supportverträge abgedeckt.
Damit verbindet das Modell eine kurze Amortisationszeit mit langfristiger Stabilität und ermöglicht eine risikoarme Einführung sowie einen nachhaltigen Betrieb des Konzepts.
Ergebnis und Mehrwert
Ein überzeugender Proof of Concept mit klarem Business Case zur Effizienzsteigerung und Bestandsoptimierung
Im Rahmen des Proof of Concept wurde das entwickelte Replenishment-Konzept simulationsbasiert mit der historischen Dispositionspraxis verglichen. Beide Szenarien basierten auf identischen Nachfrage- und Artikeldaten und unterschieden sich ausschliesslich in der angewandten Dispositionslogik. Dabei zeigte das entwickelte Konzept folgende Effekte:
Stabilisierung des Service-Level bei Erreichung der definierten Geschäftsziele
Reduktion der durchschnittlichen Lagerbestände
Geringere Bestandsvolatilität durch konsistentere Bestellmengen
Reduzierter operativer Personalaufwand durch automatisierte Dispositionslogik
Die Ergebnisse zeigen, dass ein datenbasiertes Replenishment-Konzept signifikante betriebswirtschaftliche Effekte erzielen kann, während der operative Aufwand in der Disposition deutlich reduziert wird. Der PoC lieferte damit nicht nur einen quantitativen Wirkungsnachweis, sondern auch eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Management- und Investitionsentscheide. Das Projekt zeigt, wie aus einer klar formulierten Problemstellung und realen Betriebsdaten ein schlüssiges Proposal mit messbarem wirtschaftlichem Nutzen abgeleitet werden kann.